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Software de Gestão Empresarial: Os Benefícios do Software ERP

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Neste artigo vamos dar-lhe a conhecer as vantagens de usar um software de gestão empresarial, também conhecido como software ERP.

Vamos partilhar consigo os seus principais benefícios e como a implementação do mesmo poderá ajudar a sua empresa.

Comecemos então por definir o que é um software/sistema de gestão empresarial.

O que é um Software de Gestão Empresarial?

O software de gestão empresarial, habitualmente conhecido como software ERP, é uma ferramenta informática concebida para ajudar a gerir todos os processos operacionais das empresas.

A sigla ERP significa planeamento de recursos empresariais, originalmente do inglês Enterprise Resource Planning.

Estes softwares têm habitualmente módulos de gestão para:

Visão geral dos módulos do software de gestão SAP Business One
Módulos do ERP SAP Business One

O propósito do software de gestão empresarial é integrar todos os processos da empresa de forma digital, num único sistema, otimizando processos e aumentando a eficiência e os lucros. Daí também serem chamados de sistemas de gestão integrados.

Estes são softwares projetados para gerirem um elevado volume de dados, tornando-se ferramentas imprescindíveis nesta Era da Big Data e da Business Intelligence.

Permitem ao gestor ter uma visão tão detalhada quanto queira do estado atual da empresa e até mesmo fazer previsões futuras, com base em modelos de análise de dados.

Se neste momento tem uma pequena empresa, poderá não saber se é a altura adequada para implementar um software de gestão ERP. Mas não se preocupe, os tópicos seguintes irão ajudar a perceber se este é o momento certo.

Quando implementar um Software de Gestão Empresarial?

Não há uma resposta perfeita para esta pergunta, pois depende sempre de empresa para empresa.

De qualquer forma, se já tem vários funcionários na sua empresa a desempenhar cargos diferentes, será interessante implementar um ERP para automatizar os processos mais burocráticos e facilitar a integração do trabalho entre departamentos.

Esta integração dos dados e automação de tarefas liberta tempo à sua equipa, tempo esse que poderá ser aplicado em outras atividades geradoras de lucro.

Alguns sinais para considerar implementar um software de gestão integrado são:

  • Necessidade de digitalização: quererá tomar as melhores decisões baseadas em dados em tempo real e com acesso a toda a informação de negócio relevante, eliminando o papel;
  • A sua equipa dedica muito tempo a tarefas que poderiam estar automatizadas;
  • Na sua empresa usam-se vários softwares, mas que não se comunicam entre si (informações dispersas e falta de integração);
  • Empresa em crescimento: as necessidades da sua empresa estão a ultrapassar as capacidades do seu software ou sistema de gestão atual, atrasando o seu crescimento;
  • Expansão/exportação: está a planear ou já está a expandir-se para outros mercados e precisa da infraestrutura de sistemas de informação capaz de suportar esse objetivo.

Tecnologia e Transformação Digital

Atualmente os softwares de gestão empresarial beneficiam das mais recentes tecnologias, como:

  • Tecnologias Cloud
  • Blockchain
  • Machine Learning
  • Inteligência artificial
  • Internet of Things
  • Big Data
  • Tecnologias Mobile
  • Advanced Analytics
  • E muitas outras
Integração do software de gestão ERP SAP Business One com as tecnologias digitais da indústria 4.0
Tecnologias integradas em SAP Business One

Os ERPs estão em constante evolução e, ao implementar um na sua empresa, garante que esta se mantém atual e preparada para novos desafios.

Acessibilidade

Já passou o tempo em que os sistemas de gestão empresarial tinham preços comportáveis apenas pelas grandes empresas. A evolução tecnológica tornou os ERPs acessíveis às pequenas e médias empresas, por exemplo ao ser usada a tecnologia cloud.

Assim, se a sua empresa está em crescimento, considere a adoção de um ERP para implementar desde cedo a digitalização, automação e integração nos seus processos.

Contará com o apoio de uma equipa de consultores experientes, que ajudarão a traduzir a realidade dos processos da sua empresa para a implementação do software de gestão.

Principais benefícios do Software de Gestão

  • Melhoria da eficiência;
  • Redução de custos: redução de desperdício e otimização dos processos;
  • Poupança de tempo: libertando os funcionários para outras tarefas;
  • Automação de processos e redução de falhas;
  • Integração dos dados numa única plataforma: melhorando a organização e o acesso à informação;
  • Acesso ferramentas de analytics avançadas, com dashboards e reports personalizados: permitem a tomada de decisões com base em dados reais, em vez de “achismos”;
  • Análise de dados em tempo real: para análises fiáveis e ajustes rápidos;
  • Cresce e adapta-se à evolução e necessidades da empresa;
  • Cumprimento dos requisitos legais: por exemplo quando os QR codes se tornaram obrigatórios nas faturas, foram os ERPs que se tiveram de adaptar a esses novos requisitos legais;
  • Aumento dos lucros;
  • Apps para dispositivos móveis integradas com o ERP.

Por exemplo, o módulo de CRM de um software de gestão pode ser usado pelas equipas comerciais e de marketing para, através da análise de dados das vendas, saberem qual a nova campanha promocional que devem criar ou quais os melhores clientes da empresa a quem vão direcionar uma comunicação personalizada.

Segurança dos Dados

Os dados de uma empresa são extremamente valiosos e, por esse motivo, os softwares de gestão têm um alto nível de segurança.

Falando em específico nas soluções cloud, elas têm diversas camadas de segurança que permitem uma maior proteção dos dados e capacidade de recuperação dos mesmos, caso aconteça algum imprevisto.

De entre as várias camadas de proteção destacam-se a criptografia, firewalls e o controlo de permissões por tipo de utilizador.

Opções de Contratação

Um software ERP pode conter as funções essenciais ou ser totalmente personalizado, ficando irreconhecível face à sua versão original.

Tudo dependerá do nível de especificidade e personalização que necessitar de implementar na sua empresa. Existem até soluções verticais destinadas a setores específicos, tais como o nosso vertical bTransport para a indústria das transportadoras e transitários.

A título de exemplo, o SAP Business One Starter Package é uma versão com as funcionalidades essenciais do reconhecido ERP SAP Business One, numa solução cloud de implementação rápida e com um valor bastante acessível.

É de notar que todas as personalizações ao sistema têm naturalmente um custo associado, pois envolvem o trabalho de consultores e/ou de programadores, dependendo dos casos.

Personalização do Software de Gestão Empresarial

Todos os setores de negócio têm as suas especificidades e é importante garantir que a ferramenta de gestão escolhida consegue ser flexível e personalizável.

Uma empresa de logística como o TDV Group necessita de gerir o tracking dos seus veículos em tempo real, bem como agilizar o processo de faturação através da integração das PODs (provas de entrega).

Já uma padaria como a GLEBA precisa, por exemplo, de otimizar os seus processos de produção para reduzir os desperdícios de matérias-primas e de integrar no ERP os dados das vendas dos POS das suas lojas.

Assim, assegure-se de escolher um software de gestão que seja flexível e robusto, de forma a que este consiga acompanhar o crescimento e as especificidades da sua empresa.

Porque escolher um Software de Gestão SAP

Desde 1972 que a SAP desenvolve software de gestão empresarial. É das maiores referências de mercado e a maioria das maiores empresas do mundo utilizam ERPs SAP.

Tem atualmente mais de 103 mil funcionários em todo o mundo e a sua sede é em Walldorf, na Alemanha.

Logótipo SAP Partner, que representa a parceria da Newoxygen com a gigante do software de gestão SAP
Somos SAP partners

De acordo com os dados oficiais SAP:

  • Das 100 maiores empresas do mundo, 99 são clientes SAP;
  • Das 500 maiores empresas do mundo, 94% são clientes SAP;
  • 77% de todas as transações do mundo interagem com um sistema de gestão SAP;
  • Líder de mercado de ERPs, analytics, gestão de cadeia de fornecimento, gestão de capital humano, gestão de dados mestre, integração de dados e experience management.

Como pode ver na imagem seguinte, o ERP da SAP direcionado a pequenas e médias empresas, o SAP Business One, é usado em mais de 170 países e está traduzido em 28 idiomas.

O software de gestão empresarial SAP Business One é usado em mais de 170 países
O SAP Business One está lozalizado para mais de 170 países.

Um software de gestão empresarial pode ser implementado nos servidores da empresa (On-premise) ou num alojamento cloud (On-cloud). Vejamos as diferenças entre estas duas formas de implementação.

Soluções On-Cloud vs On-Premise

Soluções On-Cloud

Alojamento

Uma solução On-cloud é mais eficiente, segura e flexível. O alojamento pode ser rapidamente ajustado conforme as necessidades e é possível passar facilmente de um plano essencial para um com mais funcionalidades.

É possível alojar o software na cloud, quer a licença do software seja Software as a Service (SaaS) ou on-premise. Na Newoxygen oferecemos os upgrades de tecnologia de forma gratuita a todos os clientes que têm o software de gestão alojado na nossa cloud.

Algumas vantagens do alojamento cloud são:

  • Tranquilidade: não precisa de se preocupar com perda de dados, segurança, atualizações ou em ter uma equipa especializada para fazer as manutenções;
  • Mais económico: os custos de alojamento são mais baixos, devido às economias de escala;
  • Flexibilidade: é simples escalar recursos à medida das necessidades;
  • Segurança: não precisa de se preocupar com perdas de dados e com a segurança dos mesmos;
  • Performance: os alojamentos cloud usam as tecnologias mais recentes, garantindo as melhores velocidades e performance de sistema;
  • Agilidade: a integração de dados entre sistemas facilita o trabalho em equipa e a obtenção de resultados;
  • Mais ecológico: os sistemas cloud são energeticamente mais eficientes e têm menor pegada de carbono.

Licenciamento

As licenças SaaS funcionam com pagamentos de assinatura mensais e têm um custo mais diluído no tempo. No fundo, funciona como um aluguer do software.

O custo de manutenção do serviço está incluído nas mensalidades.

Soluções On-Premise

Alojamento

Já uma solução On-premise requer maior responsabilidade por parte do cliente, pois o software de gestão fica normalmente alojado nos seus próprios servidores.

Isto implica custos adicionais com energia elétrica, manutenção dos equipamentos informáticos e staff, pois é necessária uma equipa especializada em TI que possa supervisionar e resolver os diversos problemas que podem surgir nos servidores.

Existe também um maior risco de perda de dados, pois os backups precisam ser assegurados pelo cliente.

Licenciamento

As licenças on-premise têm um investimento inicial superior, porém o cliente fica na posse das licenças.

No caso das licenças on-premise existe um custo de manutenção anual obrigatório.

Soluções Verticais por Setor

Uma solução vertical é um software que resolve vários problemas específicos de um determinado setor de negócio.

Na Newoxygen, ao longo dos anos e após várias implementações de SAP Business One em clientes de diversos setores, fomos desenvolvendo soluções para problemas muito específicos.

Os nossos verticais principais são:

Apesar de estas serem as soluções verticais que destacamos é possível desenvolver muitas outras.

Implementação do Software de Gestão

Dependendo da complexidade da solução que se pretende, a implementação de um software de gestão empresarial poderá levar desde uma semana até vários meses.

A título de exemplo, para a nossa solução cloud SAP Business One Starter Package conseguimos garantir a implementação em uma semana e fica com todas as funcionalidades essenciais.

Já uma solução SAP Business One mais customizada poderá levar várias semanas ou até meses a implementar, dependendo da complexidade do projeto.

O Mito do Preço

Gostaríamos de concluir este artigo reforçando a ideia de que hoje em dia o preço já não é uma limitação para ter um ERP de qualidade SAP.

O SAP Business One Starter Package começa com o valor de 89€ por mês para um utilizador, tornando a qualidade SAP acessível às pequenas empresas.

Um sistema de gestão empresarial é pensado para ajudar a sua empresa a lucrar mais, logo este é um dos melhores investimentos que pode fazer.

Além disso, tem a garantia de que o ERP irá acompanhar o crescimento da sua empresa, pois a SAP tem softwares de gestão robustos e flexíveis, comprovados pelas maiores empresas do mundo.

Fazemos-lhe assim o convite para visitar a nossa página do SAP Business One Starter Package, clicando aqui, e a registar-se gratuitamente para poder ver uma demonstração deste sistema em funcionamento.

Esperamos que este artigo tenha sido elucidativo e, caso surja alguma dúvida, entre em contacto connosco.

Até breve!

Autor Miguel Murteira

AUTOR

Miguel Murteira

Head of Marketing

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