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Sistema de gestão empresarial

Sistema de Gestão Empresarial: Os Benefícios de usar um ERP

Neste artigo vamos dar-lhe a conhecer as vantagens de usar um sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP.

Vamos partilhar consigo os seus principais benefícios e como a implementação do mesmo poderá ajudar a sua empresa.

Assim sendo, comecemos por definir o que é um sistema de gestão empresarial.

O que é um sistema de gestão empresarial ou ERP?

O sistema de gestão empresarial é normalmente conhecido como ERP. A sigla ERP significa enterprise resource planning, ou planeamento de recursos empresariais.

É uma ferramenta de software que permite gerir todos os processos operacionais, das várias áreas de uma empresa.

Um ERP tem módulos de gestão para:

  • Área financeira e contabilidade;
  • Gestão e administração:
  • Marketing;
  • CRM e CSM;
  • Compras;
  • Vendas e customer service;
  • Gestão de inventário;
  • Logística;
  • Produção (MRP);
  • Gestão de projetos;
  • Recursos humanos;
  • Entre outros.

O propósito do sistema de gestão empresarial é integrar todos os processos da empresa de forma digital, num único sistema, otimizando processos e aumentando a eficiência e os lucros.

São sistemas projetados para gerirem um elevado volume de dados, sendo ferramentas imprescindíveis nesta Era da Big Data e da Business Intelligence.

Permitem ao gestor ter uma visão tão detalhada quanto queira do estado atual da empresa e até fazer previsões futuras, com base em modelos de análise de dados.

Se tem uma pequena empresa poderá não saber se é a altura adequada para implementar um ERP. Os tópicos seguintes poderão ajudá-lo(a) a decidir.

Quando se deve implementar um sistema de gestão empresarial?

Não há uma resposta perfeita para esta pergunta porque depende sempre de caso para caso. De qualquer forma, se já tem vários funcionários na sua empresa a desempenhar cargos diferentes, será interessante implementar um ERP para automatizar os processos mais burocráticos e facilitar a integração do trabalho entre departamentos.

Esta integração dos dados e automação de tarefas liberta tempo à sua equipa, que pode ser aplicado em atividades geradoras de lucro.

Algumas razões para considerar um ERP:

  • É altura de se digitalizar: quererá tomar as melhores decisões em tempo real e com acesso a toda a informação de negócio relevante;
  • A sua equipa dedica muito tempo a tarefas que poderiam estar automatizadas;
  • A sua empresa tem vários softwares, mas que não se comunicam entre si;
  • Empresa em crescimento: as necessidades da sua empresa estão a ultrapassar as capacidades do seu sistema atual, atrasando o seu crescimento;
  • Expansão/exportação: está a planear ou a expandir-se para outros mercados e precisa da infraestrutura de sistemas de informação capaz de suportar esse objetivo.

Atualmente os sistemas de gestão empresarial beneficiam das mais recentes tecnologias, como:

  • Tecnologias Cloud
  • Blockchain
  • Machine Learning
  • Inteligência artificial
  • Internet of Things
  • Big Data
  • Tecnologias Mobile
  • Analytics

Isto significa que os ERPs estão em constante evolução, garantindo um sistema adaptado às mudanças rápidas e sempre atualizado.

Já passou o tempo em que os sistemas de gestão empresarial tinham preços comportáveis apenas pelas grandes empresas.

A evolução tecnológica tornou os ERPs acessíveis até para as pequenas empresas, por exemplo ao ser usada a tecnologia cloud.

Assim, se é uma pequena empresa em crescimento, considere a adoção de um ERP para implementar desde cedo a digitalização, automação e integração nos seus processos.

Se podemos começar bem, não vale a pena começar mal. Uma ideia simples que é uma grande verdade.

Principais benefícios de um sistema de gestão empresarial

  • Melhoria da eficiência;
  • Redução de custos: redução de desperdício e otimização dos processos;
  • Poupança de tempo: libertando os funcionários para outras tarefas;
  • Automação de processos e redução de falhas;
  • Integração dos dados numa única plataforma: elimina, por exemplo, a duplicação de dados;
  • Acesso ferramentas de analytics avançadas, com dashboards e reports personalizados: permitem a tomada de decisões com base em dados reais, em vez de “achismos”;
  • Análise de dados em tempo real: para análises fiáveis e ajustes rápidos;
  • Cresce e adapta-se à evolução e necessidades da empresa;
  • Cumprimento dos requisitos legais: por exemplo quando os QR codes se tornaram obrigatórios nas faturas, foram os ERPs que se tiveram de adaptar a esses novos requisitos legais.
  • Aumento dos lucros.

Até o departamento de marketing pode usar o sistema de gestão empresarial.

Por exemplo, ao ver a performance de vendas de um produto ou categoria de produtos diminuir, o departamento de marketing pode criar uma nova campanha promocional, para manter os níveis de lucro.

Segurança dos dados

Os dados de uma empresa são extremamente valiosos. Por isso, os ERPs têm um alto nível de segurança.

Falando em específico nas soluções cloud, elas têm diversas camadas de segurança que permitem uma maior proteção dos dados e capacidade de recuperação dos mesmos, caso aconteça algum imprevisto.

De entre as várias camadas de proteção destacam-se a criptografia, firewalls e o controlo de permissões por tipo de utilizador.

Opções de contratação

Um ERP pode conter as funções essenciais ou ser totalmente personalizado, ficando irreconhecível face à sua versão original.

Dependerá do nível de especificidade e personalização que quiser implementar na sua empresa.

A título de exemplo, o SAP Business One Starter Package é uma versão com as funcionalidades essenciais do reconhecido ERP SAP Business One, numa solução cloud de implementação rápida e com um valor bastante acessível.

É de notar que todas as personalizações ao sistema têm um custo associado, pois envolvem o trabalho de consultores e até mesmo programadores, dependendo dos casos.

Personalização do sistema de gestão empresarial

Todos os setores de negócio têm as suas especificidades e é importante garantir que a ferramenta de gestão escolhida consegue ser flexível e personalizável.

Uma empresa de logística como a Transportes do Valado necessita de gerir o tracking dos seus veículos em tempo real, bem como agilizar o processo de faturação através da integração das PODs.

Já uma padaria como a GLEBA precisa, por exemplo, de otimizar os seus processos de produção para reduzir os desperdícios de matérias-primas e de integrar os dados das vendas dos POS das suas lojas.

Assim, assegure-se de escolher um software de gestão que seja flexível e robusto para acompanhar o crescimento e especificidades da sua empresa.

Porque escolher um ERP SAP

Desde 1972 que a SAP desenvolve sistemas de gestão empresariais. É uma referência no mercado e muitas das maiores empresas do mundo utilizam ERPs SAP.

Tem atualmente mais de 103 mil funcionários em todo o mundo e a sua sede é em Walldorf, na Alemanha.

De acordo com os dados oficiais SAP:

  • Das 100 maiores empresas do mundo, 99 são clientes SAP;
  • Das 500 maiores empresas do mundo, 94% são clientes SAP;
  • 77% de todas as transações do mundo interagem com um sistema de gestão SAP;
  • Líder de mercado de ERPs, analytics, gestão de cadeia de fornecimento, gestão de capital humano, gestão de dados mestre, integração de dados e experience management.

Como pode ver na imagem seguinte, o ERP da SAP direcionado a pequenas e médias empresas, o SAP Business One, é usado em mais de 170 países e está traduzido em 28 idiomas.

O sistema de gestão empresarial SAP Business One é usado em mais de 170 países

Um sistema de gestão empresarial pode ser implementado nos servidores da empresa (On-premise) ou num alojamento cloud (On-cloud). Vamos explorar as diferenças já de seguida.

Soluções On-Cloud vs On-Premise

Soluções On-Cloud

Alojamento

Uma solução On-cloud é mais eficiente, segura e flexível. O alojamento pode ser rapidamente ajustado conforme as necessidades e é possível passar facilmente de um plano essencial para um com mais funcionalidades.

É possível alojar o software na cloud, quer a licença do software seja Software as a Service (SaaS) ou on-premise. Na Newoxygen oferecemos os upgrades de tecnologia de forma gratuita a todos os clientes que têm o software alojado na nossa cloud.

Licenciamento

As licenças Saas funcionam com pagamentos de assinatura mensais e têm um custo mais diluído no tempo. No fundo, é um aluguer do software.

O custo de manutenção do serviço está incluído nas mensalidades.

Soluções On-Premise

Alojamento

Já uma solução On-premise requer maior responsabilidade por parte do cliente, pois o software fica normalmente alojado nos seus próprios servidores.

Isto implica custos adicionais com energia elétrica, manutenção dos equipamentos informáticos e staff, pois é necessária uma equipa especializada em TI que possa supervisionar e resolver os diversos problemas que podem surgir nos servidores.

Existe também um maior risco de perda de dados, pois os backups precisam ser assegurados pelo cliente.

Licenciamento

As licenças on-premise têm um investimento inicial superior, porém o cliente fica na posse das licenças.

No caso das licenças on-premise existe um custo de manutenção anual obrigatório.

Soluções verticais por setor

Uma solução vertical é um software que resolve vários problemas específicos de um determinado setor de negócio.

Na Newoxygen, ao longo dos anos e após várias implementações SAP Business One em clientes de diversos setores, fomos desenvolvendo soluções para problemas muito específicos.

Os nossos verticais principais são:

  • SAP Customer Checkout: solução POS para retalho, quiosques e restauração;
  • bTransport: empresas de transportes;
  • bBusiness: indústria, produção e logística
  • bHuman: recursos humanos;
  • bSellers: vendas em mobilidade;
  • bFarm: agricultura;
  • bGarage: oficinas e stands;
  • bTracker: localização de ativos.

Apesar de estas serem as soluções verticais que destacamos é possível desenvolver muitas outras.

Implementação do ERP

Dependendo da complexidade da solução que se pretende, a implementação de um sistema de gestão empresarial poderá levar desde uma semana até vários meses.

A título de exemplo, para a nossa solução cloud SAP Business One Starter Package conseguimos garantir a implementação em uma semana e fica com todas as funcionalidades essenciais.

Já uma solução SAP Business One mais customizada poderá levar várias semanas ou meses a implementar, dependendo da complexidade do projeto.

O mito do preço

Gostaríamos de concluir este artigo reforçando a ideia de que hoje em dia o preço já não é uma limitação.

O SAP Business One Starter Package tem o valor de 89€ por mês para um utilizador, tornando a qualidade SAP acessível às pequenas empresas.

Um sistema de gestão empresarial é pensado para ajudar a sua empresa a lucrar mais, logo este é um dos melhores investimentos que pode fazer.

Além disso, tem a garantia de que o ERP irá acompanhar o crescimento da sua empresa, pois a SAP tem softwares de gestão robustos e flexíveis, usados pelas maiores empresas do mundo.

Fazemos-lhe assim o convite para visitar a nossa página do SAP Business One Starter Package, clicando aqui, e a registar-se gratuitamente para poder ver este sistema em funcionamento.

Esperamos que este artigo lhe tenha acrescentado valor. Até breve!

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