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Planeamento: O guia para planear de forma eficaz

🤔 Vale mesmo a pena investir tempo em planeamento? Aliás, quem tem tempo para planear hoje em dia?

Certo é que a sabedoria popular nos diz:

👉🏻 Que na preparação está o segredo da vitória

👉🏻 Que quem não planeia o sucesso, planeia o fracasso

Curiosamente a maior parte das pessoas planeia as suas férias em detalhe, com roteiros elaborados, mas não escreve o plano que quer para a sua vida profissional e pessoal… 📝

Planeia um jantar com amigos, mas não planeia as suas refeições semanais. E acaba a comer algo rápido, que não nutre e que leva à perda de saúde… 🤒

🗝 Será o planeamento um dos segredos mais bem guardados, à vista de todos? 👀

Como pode um bom plano ajudar-nos a atingir a excelência e a mantê-la?

Neste guia vamos partilhar consigo algumas noções e dicas, para que possa tornar os seus planos mais eficazes e atingir melhores resultados, em qualquer área.

Não gosto de planear, não sou esse tipo de pessoa!

Há pessoas que têm muita facilidade em planear, enquanto outras que sentem imensas dificuldades. E pode ser mesmo uma “questão de cérebro” 🧠!

Segundo um artigo da Harvard Business Review, a ciência aponta para diferenças a nível cerebral que fazem com que algumas pessoas mantenham sempre as ideias em ordem e outras não.

Todavia, mesmo aqueles naturalmente mais desorganizados podem desenvolver as competências de planeamento e organização, através da elaboração de planos de forma consistente e continuada.

O Boom da “consultoria estratégica”

O fenómeno da consultoria estratégica tem uma razão de ser: muitos empresários e empreendedores não querem parar para pensar, decidir e organizar o que vão fazer. Querem é “fazer coisas”, mostrar trabalho, desenvolver ações. Mostrar que não estão parados.

Entram em ação e não olham para trás… até que algo corre mal.

💡 Essa energia de fazer acontecer é super importante, quando usada com sabedoria. Porém, é desperdiçada quando usada sem um rumo bem definido.

Agir sem planeamento é como colocar um barco na água e içar as velas, sem destino ⛵

“Vamos para onde mesmo?!“

O vento decide.

A sorte protege os… preparados?

E este é um fenómeno que ocorre em muitas empresas. Algumas até faturam bem, têm lucro e conseguem ter todas as suas contas em dia. Os seus CEOs até podem ter um bom estilo de vida.

Mas podem estar a entregar apenas 10% do seu potencial à sociedade 💡

☠ Já outras empresas entram simplesmente em falência. E boas ideias caem por terra, por falta de um plano bem definido.

Consideramos que a audácia, nos dias de hoje, não é suficiente. Ter uma boa ideia não é suficiente. O mercado raramente permite que o amadorismo prevaleça, o que no fundo até é bastante positivo. É sinónimo do progresso da nossa sociedade.

Henri Fayol, em 1916, definiu o planeamento como o primeiro pilar da administração.

Os pilares da administração, segundo Fayol são:

  1. Planeamento
  2. Organização
  3. Liderança
  4. Controlo

Napoleon Hill, no livro Pense e Fique Rico escrito em 1937, diz-nos que ter um plano definido é um dos pilares do sucesso pessoal e profissional.

📜 Esta não é sabedoria secreta ou nova. É sabedoria bem difundida, estranhamente nem sempre bem aplicada.

Surgem então as questões:

  • Como podemos planear corretamente?
  • O que caracteriza um bom plano?

Como planear de forma eficaz?

Existem várias frameworks já feitas, consoante o tipo de plano que pretendemos fazer.

Precisa de fazer um plano de negócio? Pode usar o Canvas Business Model.

Já um plano de marketing pode incluir várias frameworks, como a análise SWOT, a análise PEST, análise BCG, o marketing mix, entre outras.

Um plano pessoal de vida (PPV) deve debruçar-se sobre as várias áreas da nossa vida:

Imagem que representa as várias áreas da roda da vida, às quais podemos aplicar planeamento. Vida interior, profissional, vida saudável, vida social e vida sentimental.

Um bom plano deve responder às seguintes questões:

  • Quais os objetivos?
  • Porque queremos realizar esses objetivos?
  • Quais as atividades a desenvolver na realização dos objetivos?
  • Quando devem ser executadas essas atividades?
  • Quem é o responsável por fazer o quê?
  • Onde devem ter lugar essas atividades?
  • Quando deve a ação estar concluída?

Seja qual for o tipo de plano, mesmo de pequena escala, pode ser subdividido em:

  • Plano estratégico
  • Plano tático
  • Plano operacional

Este processo de “desconstrução” ajuda-nos a pensar por fases.

1) Planeamento estratégico

No plano estratégico definimos o que queremos fazer e definimos objetivos mais genéricos e sintetizados. Um exemplo de objetivo estratégico pode ser “obter matéria-prima da mesma qualidade, a preços mais baixos”.

2) Planeamento tático

Já o plano tático faz-se para cada departamento da empresa (ou área do projeto), e nele define-se como vamos concretizar os objetivos estratégicos, de forma um pouco mais detalhada que no plano estratégico.

Definimos qual o método, os recursos e as ferramentas a usar por um determinado departamento que vão contribuir para o todo. No fundo, desconstruímos o plano estratégico e aprofundamos mais.

Exº para um departamento de procurement management: negociar com fornecedores que tenham a mesma qualidade de produto, um preço inferior em 10%, até 31 de Agosto de 2022.

3) Planeamento operacional

Já um plano operacional ocupa-se das tarefas e operações diárias ou semanais, definindo em máximos detalhes como serão executadas. Desconstruímos o plano tático e definimos ao nível do indivíduo quem fará o quê, quando e com que ferramentas.

Criando o seu plano na prática

⭐ Defina o seu porquê

  • Idealmente o seu plano deverá ser assente numa motivação muito forte, algo pelo qual valha mesmo a pena lutar.

Muitos donos de empresas não conseguem responder de forma clara quando lhes é perguntado porque fundaram a sua empresa. “Para ganhar dinheiro” não é um motivo forte o suficiente. Não sabem o seu verdadeiro propósito. Simon Sinek, autor e influencer reconhecido mundialmente na área da liderança, explica muito bem essa distinção.

De forma semelhante, muitas pessoas não definiram o seu propósito de vida. Como ter automotivação quando não sabemos para onde nos dirigimos? Quando não temos uma visão clara de futuro?

⭐ Analise a envolvente externa e interna

  • Exº da viagem 🏖: ver como estará o tempo no destino e quais as regras da cultura/do país. Está muito sol e queimamos facilmente? Precisamos levar protetor solar. Chove muito? Levar um impermeável.
  • Exº da empresa 💰: auscultar o mercado e a concorrência e olhar os fatores internos à empresa, os seus pontos fracos e os seus pontos fortes (análise PEST e SWOT)
imagem que mostra a matriz SWOT e as suas áreas úteis ao planeamento

⭐ Identifique as áreas a serem analisadas

  • Exº da viagem 🏖: transportes, alojamento, refeições, passeios
  • Exº do plano de negócio 💰: Proposta de valor, segmentos, canais de distribuição, atividades, recursos, parcerias, etc.

⭐ Para cada área, estabeleça objetivos SMART

  • Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e definidos no Tempo.

Exº de objetivo: Aumentar as vendas de vestuário de criança em +20% face ao ano anterior, até 31 de Agosto de 2022

👉🏻 Aumentar as vendas de vestuário de criança: específico

👉🏻 Em 20% face ao ano anterior: mensurável, atingível e relevante para o negócio

👉🏻 Até 31 de Agosto de 2022: definido no tempo

⭐ Defina as principais métricas de desempenho (KPIs)

Depois de estabelecer os objetivos, defina quais as métricas que fazem sentido acompanhar e analisar, para um eficaz controlo do desempenho e produtividade.

⭐ Execução e Controlo

Execute as ações definidas de acordo com o plano e monitorize os KPIs relevantes.

Se ocorrerem desvios, ajuste o leme conforme necessário ⛵.

Esperamos que este guia @ tenha ajudado a nível conceptual e prático, para que possa criar melhores planos e atingir os resultados que ambiciona.

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Até breve!

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