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Artigo sobre como organizar a vida pessoal ou empresarial de forma eficaz

Organização: O guia para organizar de forma eficaz

Organizar é tirar o melhor partido dos recursos à disposição, visando atingir da forma mais eficaz e eficiente os objetivos definidos numa determinada organização ou empresa.

Organizar tem muito que se lhe diga!

É o segundo pilar da Administração e é uma skill fundamental, tanto a nível pessoal como profissional.

É também um conceito que “todos sabemos o que é”, mas que muitas vezes temos dificuldade em aplicar.

O que é organizar?

Segundo o dicionário, organizar é “formar”, “pôr em ordem”. Uma descrição de certa forma bastante vaga…

Na sua essência, organizar é tirarmos o melhor partido dos recursos que temos disponíveis. Sejam esses recursos o nosso tempo, o nosso dinheiro, meios tecnológicos, ou outros.

E para isso, devemos escolher e implementar o método de trabalho que mais se adequa às nossas necessidades.

Por exemplo, definir um plano de trabalho com objetivos estanques com duração de 1 ano poderá ser impensável para uma startup de tecnologia, que acaba muitas vezes por usar metodologias ágeis para se organizar.

Podemos também dizer que organizar é esquematizar como devemos executar algo da forma mais eficiente possível.

🧭 Ao planearmos, definimos as “coisas certas” a fazer, a direção, os objetivos estratégicos.

Quando passamos à fase de organização, definimos como executar esses objetivos com a maior eficiência possível, distribuindo funções e tarefas pelos meios humanos, materiais e tecnológicos de que dispomos.

Está intimamente ligada à criação e gestão de processos.

💡 E como se mede a eficiência? É a relação entre os recursos aplicados e o resultado obtido!

Ou seja, a relação entre despesa e receita, entre o tempo investido e a produção obtida, entre o esforço e o resultado.

Como podemos organizar-nos, de uma forma prática? Qual o método?

Segundo Idalberto Chiavenato, organizar é:

  • Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planeados (especialização)
  • Agrupar essas atividades numa estrutura lógica (departamentalização)
  • Atribuir as atividades a pessoas em posições específicas e definir as relações de trabalho entre elas (hierarquia, cargos e respetivas tarefas)

Esta é a framework 🧠

Vejamos agora um exemplo prático da aplicação destes princípios, no contexto do marketing (tema nada suspeito 😁)

Como aplicar a framework de organização?

O primeiro passo é agarrar em “papel e caneta” e…

1) Determinar as atividades específicas

Devemos tomar sempre como base os objetivos estratégicos definidos. No contexto de uma empresa, são os objetivos definidos no plano de negócio.

Se falarmos no contexto de marketing, e se já houver um plano de marketing construído, iremos apoiar-nos nos objetivos estratégicos de marketing.

O que precisamos de fazer para conseguirmos concretizar esses objetivos, dentro do prazo estipulado? Quais os recursos necessários?

Assim, algumas das atividades-chave podem ser:

  • Angariação de novos leads
  • Criação de materiais de apoio para a equipa de vendas
  • Desenvolvimento de websites e lojas online
  • Gestão de tráfego pago: análise, controlo e otimização das campanhas em curso
  • Gestão do calendário de editorial: planeamento, pesquisa, criação e publicação de conteúdos para os canais definidos
  • Social listening e social monitoring
  • Clipping
  • Gestão de e-commerce: gestão de gamas, acompanhar estados das encomendas, dar suporte a clientes, expedições, gestão de incidências, entre outros
  • Reporting: análise das métricas definidas no plano de marketing e produção dos reports mensais/trimestrais/anuais para apresentar à administração.

2) Agrupar as atividades de forma lógica

O nosso ativo mais importante é o tempo. Tanto a nível pessoal (porque a nossa vida é limitada) como nas empresas (produtividade).

Assim, podemos agrupar as nossas tarefas por semelhança, realizando-as todas em blocos de tempo definidos para o efeito.

No nosso artigo sobre produtividade temos algumas dicas que pode usar para melhorar a gestão de tempo 😉

Por exemplo, podemos definir blocos de tempo mais alargados só para a produção de conteúdos.

Se vamos auscultar as redes sociais e trabalhar o social listening e o social monitoring, podemos aproveitar para recolher informação e atualizar o dossier de clipping.

3) Distribuir as atividades e tarefas

Este ponto dependerá muito da estrutura da empresa. Numa startup ou numa empresa pequena todas as funções podem acumular-se numa só pessoa.

Se falarmos de uma agência de marketing, mesmo que pequena, dá para delegar funções em pessoas mais especializadas em cada área:

Diretor de Marketing 🧭

  • Relembrar diariamente os objetivos estratégicos definidos no plano de marketing
  • Pedir feedback à equipa e controlar a execução dos projetos (liderança)
  • Gestão e alocação dos projetos a equipas/colaboradores específicos
  • Tentar encontrar erros, aportar ideias e recomendações de melhoria
  • Melhoria dos processos e workflows
  • Benchmarking
  • Reporting à administração

Responsável de Conteúdos 📝

  • Distribuir as tarefas de produção de conteúdo por si própri@ ou pelos elementos da equipa criativa:
    • Textos para o copywriter
    • Otimizações SEO
    • Criativos e ilustrações ao designer
    • Pedir storyboards, produção de vídeos e nuggets ao videógrafo
    • Análise dos KPIs de desempenho dos conteúdos

Desenvolvedor/Web Designer 🌐

  • Criação, manutenção e otimização de websites
  • Criação, manutenção e otimização de lojas online
  • Criação de assinaturas HTML
  • Desenvolvimentos para funis de venda
  • Criação de apps mobile

Gestor de tráfego e Analytics 📈

  • Análise dos dados do Google Analytics
  • Análise e otimização diária das campanhas nas plataformas usadas
  • Extração das conclusões dos dados, de forma a melhorar campanhas futuras

A ideia é definir cada função e quais as tarefas alocadas a cada uma delas, criando um workflow eficiente que terá de ser constantemente atualizado e revisto.

Se pensarmos na logística familiar, os mesmos princípios podem ser aplicados.

Esperamos que estes princípios @ possam ajudar da próxima vez que sentir a necessidade de se organizar!

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Até breve!

Autor Miguel Murteira

AUTOR

Miguel Murteira

Head of Marketing

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