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3 Estratégias Fáceis para Maximizar a sua Produtividade

Maximizar a nossa produtividade é, hoje, um requisito fundamental para nos conseguirmos manter atualizados e competitivos no mercado de trabalho.

Num mundo globalizado e em que a evolução tecnológica acelera o passo a tudo, mantermo-nos a par nunca foi tão desafiante.

Para ilustrar o tema da produtividade, analisemos um exemplo de alguém híper produtivo, considerado por muitos como um exemplo extremo. O CEO da Tesla Motors, SpaceX e Neuralink, Elon Musk.

A estratégia de Elon Musk

Elon Musk pode, de facto, ser visto como um exemplo no que toca a conciliar um propósito bem definido, uma gestão rigorosa de tempo, e uma carga horária de trabalho elevadíssima.

Por exemplo, Musk planeia a sua agenda em blocos de 5 minutos e evita ao máximo chamadas telefónicas.

“Quando algo é importante o suficiente, deve fazê-lo mesmo que as probabilidades não se encontrem a seu favor.”

Elon Musk

Como Elon afirma, trabalhar tantas horas de forma organizada, claramente aumenta as probabilidades de sucesso. No entanto, a maioria das pessoas não está disposta a sacrificar tanto a sua saúde, o tempo de lazer e o tempo para a família em prol dos objetivos profissionais.

“Se trabalhar 100 horas por semana e outras pessoas, a fazerem o mesmo, trabalharem 40 horas por semana, atingirá em 4 meses o que os outros demorarão 1 ano a atingir.”

Elon Musk

Esta afirmação faz todo o sentido e Musk comprova-nos, pelo seu estilo de vida e sucesso profissional, que é uma realidade. No entanto, sabemos que a mesma não é aplicável à maioria das pessoas, por diversos motivos que não são objeto deste artigo.

Sabendo que a competição é cada vez mais feroz no mercado, acreditamos com base na nossa pesquisa e experiência, que o segredo não está em aumentar as horas de trabalho, mas sim em maximizar a produtividade durante essas horas de trabalho.

Podemos estar ocupados durante todo o dia e, mesmo assim, não estar a caminhar na direção da concretização dos objetivos que definimos para a nossa empresa ou para o nosso dia. É necessário sermos cautelosos e analisarmos constantemente se estamos ocupados, ou não, com as tarefas certas.

O artigo que lhe trazemos hoje visa trazer clareza e fornecer-lhe 3 ferramentas simples, para o(a) ajudar a tornar os seus dias mais produtivos e eficazes!

São estratégias que poderá usar separadamente ou em conjunto, como verá mais à frente.

Comecemos por distinguir dois conceitos vitais na gestão, o conceito de eficiência e o conceito de eficácia.

Eficiência VS Eficácia

A distinção entre estes dois conceitos percebe-se facilmente, recorrendo ao exemplo do tiro ao alvo.

Comparação entre eficiência e eficácia.

Quem atirou no alvo da esquerda foi ineficiente em um dos tiros, pois falhou completamente o alvo.

Quem atirou no alvo da direita foi mais eficiente, por acertou todos os tiros e foi mais eficaz, pois atirou mais próximo do objetivo ideal, o centro do alvo.

Assim, é importante definirmos tarefas que contribuem para o progresso da nossa empresa, as que nos tornam eficientes.

Mas, mais importante, é definirmos as tarefas que, além de contribuírem para o progresso da empresa, nos aproximarão ao máximo da concretização dos objetivos da mesma, as que nos tornam mais eficazes.

O que escolhe fazer importa muito mais do que quanto faz ou quão bem executa.


Ideia retirada do livro O Executivo Eficaz, de Peter Drucker

Assim, a primeira estratégia que lhe apresentamos é:

Estratégia de produtividade #1 – Liste as suas tarefas

A primeira estratégia de produtividade é listar as suas tarefas. Parece algo óbvio, mas o que distingue muitos negócios de sucesso de dos seus concorrentes é fazerem “o óbvio” bem feito.

Depois de listar as suas tarefas, pense em quais dessas tarefas, se feitas, o(a) irão aproximar mais da concretização dos objetivos principais da sua empresa (nesse dia, por exemplo). Marque essas tarefas na sua lista, de modo a dar-lhes destaque.

Esta é uma boa estratégia inicial que já irá ajudá-lo(a) a organizar-se melhor e ser mais produtivo(a).

A asfixia do urgente

E o que fazer a todas aquelas tarefas que surgem e são muito “urgentes”, e que podem ter de se sobrepor às tarefas mais “importantes”?

Estas tarefas urgentes são perigosas pois tendem, muitas vezes, a asfixiar o nosso dia (porque o preenchem) e a fazer com que as tarefas verdadeiramente geradoras de valor/importantes fiquem sempre para depois.

O autor do livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, Stephen Covey, traz-nos um método para nos ajudar.

Estratégia de produtividade #2 – Importante VS Urgente

Categorias de aumento da produtividade e organização de tarefas de Stephen Covey

Esta estratégia permite-nos categorizar cada uma das nossas tarefas e, melhor do que isso, guia-nos sobre a forma como devemos proceder com cada uma delas.

Apenas um apontamento relativamente ao quadrante das tarefas Importantes e Não Urgentes. Estas são normalmente as tarefas que mais nos aproximam do nosso objetivo ideal. Tal como Stephen Covey sugere, estas são tarefas que devemos agendar, reforçando a importância do planeamento.

Para todas as outras categorias de tarefas, o gráfico fala por si.

Esta é uma estratégia de categorização um pouco mais complexa mas, arriscamos dizer, talvez seja a mais poderosa de todas.

Estratégia de produtividade #3 – As 3 Perguntas Chave

Esta estratégia é semelhante às outras duas, mas aborda a hierarquia de tarefas numa outra ótica.

Conhecemos esta estratégia através do autor do livro Trabalhe 4 Horas Por Semana, Tim Ferriss.

Assenta em 3 perguntas fundamentais que fará a si próprio(a) ao olhar para a sua lista de tarefas, pela seguinte ordem:

  1. Qual destas tarefas, se feita, torna todas as outras tarefas mais fáceis ou irrelevantes?
  2. Qual destas tarefas, se feita, me deixaria mais feliz com o meu dia? (se fosse a única tarefa que conseguisse fazer hoje)
  3. Qual destas tarefas, se feita, cria mais tempo para mim ou para a minha equipa na próxima semana?

Ao aplicar estas três regras, no fundo, utiliza um efeito de alavanca. Por outras palavras, escolherá tarefas que têm efeitos colaterais positivos, mesmo que o resultado final não seja exatamente o planeado inicialmente.

Qual a estratégia que devo escolher?

De forma direta e muito simples, melhor estratégia é aquela que começará a aplicar hoje. Aplicar é o mais importante, para conseguir tirar proveito destas estratégias. Mais uma vez, trata-se de fazer o óbvio bem feito.

Pode decidir aplicar apenas uma destas estratégias, duas delas ou uma combinação de todas, o que acreditar que será mais intuitivo e que faça mais sentido para si.

No fundo, o que importa é que depois de ler este artigo consiga aplicar estes princípios e melhorar a sua produtividade.

Esperamos ter conseguido acrescentar valor ao seu dia e gostaríamos também de lhe fazer o convite para partilhar connosco, nos comentários deste artigo, quais as estratégias que usa para maximizar a sua produtividade!

Agradecemos a sua atenção. Até breve!

Equipa Newoxygen

2 thoughts on “3 Estratégias Fáceis para Maximizar a sua Produtividade”

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